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Fiches pratiques Profil Acheteur

Cette rubrique répond aux questions législatives et réglementaires qu’une entreprise peut se poser lorsqu’elle répond à un marché public.

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Le profil d’acheteurs est le site internet auquel l’acheteur public a recours pour ses achats effectués dans le cadre d’une procédure dématérialisée (par voie électronique). Il est parfois appelé « plate-forme de dématérialisation », « service de dématérialisation », « salle des marchés », « place de marchés », etc.

Le profil d’acheteurs centralise les outils nécessaires à la dématérialisation de la procédure. Il est accessible à partir d’internet et doit répondre à certaines caractéristiques :

  • être accessible à tous et notamment respecter le référentiel général d’accessibilité pour les personnes handicapées,
  • permettre la mise en ligne par l’acheteur public de l’avis de marché et des documents de la consultation,
  • recevoir des candidatures et des offres électroniques, de manière sécurisée et confidentielle,
  • être capable de recevoir et de traiter les documents signés électroniquement par les candidats,
  • gérer les échanges (demandes d’informations complémentaires, négociations, etc.) entre l’acheteur public et les candidats pendant toute la procédure de marché,
  • enregistrer l’heure d’arrivée des plis.

 

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Réduction des délais de transmission, des coûts et de la masse des documents sont les principaux avantages de la réponse dématérialisée.

Réduction des délais

L’intérêt principal tient à la réduction des temps de transmission : en effet, en matière de marchés publics, lorsque l’acheteur public fixe une date limite pour la réception des réponses aux candidats, ce n’est pas la date d’envoi qui est prise en compte, mais celle de la réception à l’adresse indiquée. Les délais d’acheminement postaux, ou par un transporteur peuvent prendre jusqu’à 2 ou 3 jours. Il est toujours regrettable de voir son offre éliminée parce qu’elle est arrivée en retard.

Réduction des coûts

La transmission dématérialisée permet également de supprimer les frais d’envoi (frais de déplacement, d’envoi, de courrier, etc.). Seuls les frais d’accès à internet et du certificat de signature électronique (CSE), sont à la charge de l’entreprise candidate.

Dans une procédure dématérialisée, l’acheteur public met en ligne toutes les informations nécessaires aux candidats pour qu’ils puissent répondre à sa demande d’achat sur un profil d’acheteurs.

Sur Marchés Publics, vous trouverez le DCE en bas de chaque marché public publié sur le site. Celui-ci, ainsi que tout autre document mis à disposition du public est disponible en téléchargement gratuit.

La candidature et l’offre proposées pour un marché public doivent répondre précisément au besoin de l’acheteur public pour recevoir un accueil favorable. La lecture préalable des documents de la consultation permet d’éviter toute erreur. Pour pouvoir être examiné, le dossier de candidature et d’offre doit arriver avant la date-limite indiquée dans l’avis de marché et respecter toutes les modalités prévues dans les documents de la consultation.

Proposer une offre répondant à la demande de l’acheteur public

C’est dans l’ avis de marché ou les documents de la consultation que l’acheteur public détermine librement les conditions de l’appel d’offres et la présentation de la réponse qu’il attend.

Les candidats doivent éviter l’utilisation d’un dossier de réponse type.

Respecter le délai de réponse

La première condition pour qu’une offre soit examinée est qu’elle soit réceptionnée par l’acheteur public dans le délai maximum indiqué dans l’avis de marché. Pour garantir l’égalité des candidats, tous disposent du même temps pour élaborer et remettre leur offre.

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Au cours d’une procédure de marché public, les communications et les échanges d’informations entre entreprises et acheteurs publics sont réalisés selon des modalités prévues par la législation des marchés publics. Les candidats potentiels peuvent notamment demander des renseignements complémentaires qui ne figurent pas dans les documents de la consultation.

Sur Marchés Publics de la CCIM, les échanges entre candidats et acheteur public sont effectués par voie électronique.

Un formulaire de contact est mis à disposition des candidats à cet effet.

L’acheteur public indiquera dans un fichier, disponible en téléchargement libre, toutes les questions qui lui ont été posées par les candidats ainsi qu’une réponse à chacune des questions. 

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Dans une procédure de marché, le candidat doit remettre un dossier comportant toutes les informations demandées par l’acheteur public pour qu’il puisse évaluer son offre et ses capacités professionnelles, techniques et financières. Ces documents étant souvent la seule interface avec l’acheteur, l’entreprise doit y attacher une attention particulière et montrer qu’elle a bien cerné ses besoins spécifiques.

Différence entre offre et candidature

Le dossier de réponse à un marché public se compose de :

  • la candidature, qui permet à l’acheteur public d’évaluer l’aptitude du candidat à exercer son activité professionnelle et ses capacités économiques et financières,
  • l’offre, qui constitue la réponse au besoin que l’acheteur a exprimé dans les documents de la consultation. Elle comprend, en particulier, le prix des prestations, les moyens mis en œuvre pour réaliser la demande, etc.

L’analyse de la candidature et celle de l’offre sont distinctes.

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Certificat de signature électronique, navigateur internet, outil de compression des fichiers notamment, sont nécessaires pour répondre électroniquement à un marché public.

Dans une procédure de marché public formalisée, et parfois en procédure adaptée (selon l’acheteur public), pour pouvoir signer candidature et offre, il faut disposer d’un certificat de signature électronique.

D’autre part, l’ordinateur qui va servir à se connecter au profil d’acheteurs pour déposer la candidature et l’offre, doit être équipé de certains logiciels et être configuré d’une certaine façon, c’est ce que l’on appelle les pré-requis techniques

De manière générale, il est utile à minima de se doter :

  • d’un navigateur internet récemment remis à jour (nous conseillons l’utilisation de Firefox ou de Google Chrome),
  • d’une suite bureautique (de type Microsoft Office ou Open Office),
  • d’un outil de compression et décompression des fichiers,
  • d’un outil de lecture et de génération de fichiers PDF.

/!\ Cette vérification doit être effectuée plusieurs jours avant le dépôt de l’offre pour pouvoir remettre l’ordinateur à jour si besoin.

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Le certificat de signature électronique est l’équivalent numérique de la signature manuscrite. Il en existe plusieurs sortes qui ne peuvent pas tous être utilisés pour répondre à un marché public.

Qu’est-ce que c’est ?

Un certificat de signature électronique (CSE) est nominatif, délivré à une seule personne et non à une société. Le CSE permet à la fois d’identifier le signataire de façon nominative, de garantir l’intégrité du document et engage le signataire. En pratique, il est contenu sur une carte à puces ou sur une clé USB.

Comment se procurer un certificat de signature électronique ?

Etant Prestataire de Service de Certification Electronique (PSCe), la Chambre de Commerce de d’Industrie de Mayotte peut fournir un CSE.

Pour tout renseigner sur l’obtention d’un CSE, veuillez contacter Mme Frida SAID, responsable CFE (Centre des Formalités des Entreprises) :

Téléphone ( Standard) : 0269 61 04 26

Email : fsaid(at)mayotte.cci.fr

Adresse : 

CCI Mayotte – CFE
Place Mariage
BP. 635
97600 MAMOUDZOU 

 

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Vous souhaitez en savoir d'avantage sur la procédure dématérialisée ? Veuillez suivre le lien ci-dessous :
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