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DURÉE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS D’ENTREPRISE

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Contrats, factures, statuts… Saviez-vous qu’une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale ?

Ce délai varie selon la nature des documents.

Ces règles en matière de conservation sont fixées :

  • soit par la loi
  • soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.

Documents civils et commerciaux

Type de documentDélai de conservation
Les garanties pour les biens ou services fournis au consommateur2 ans
Police d’assurance2 ans à partir de la résiliation du contrat
Les déclarations en douane3 ans
Les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale5 ans
Les documents bancaires5 ans
Les documents établis pour le transport de marchandise5 ans
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d’un avocat5 ans à partir de la fin du mandat
Les contrats conclus par voie électronique (à partir de 120€)10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers30 ans
Les autres documents tels que :
– les factures clients ou fournisseurs,
– les correspondances commerciales telle que les bons de commande,
– les bons de livraison
10 ans

Documents et pièces comptables

Type de documentDélai de conservation
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

D’après l’article L102B du livre des procédures fiscales, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Ce délai commence à partir :

  • de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
  • ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).

Type de documentDélai de conservation
Impôt sur le revenu et sur les sociétés6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)6 ans
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)6 ans

Documents sociaux

Type de documentDélai de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)5 ans
 – Registre de titres nominatifs

– Registre des mouvements de titres

– Ordre de mouvement

– Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration
5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs3 derniers exercices
Rapport du gérant ou du conseil d’administration3 derniers exercices
Rapport des commissaires aux comptes3 derniers exercices

Documents sur la gestion du personnel

Type de documentDélai de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ans
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 an
 – Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail

 – Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT)
5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ans

Attention aux sanctions : Dans certaines situations, notamment pour la conservation des documents fiscaux, une amende peut-être applicable en cas des documents demandés.

Publié le 10 février 2020