Contrats, factures, statuts… Saviez-vous qu’une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale ?
Ce délai varie selon la nature des documents.
Ces règles en matière de conservation sont fixées :
- soit par la loi
- soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.
Documents civils et commerciaux
| Type de document | Délai de conservation |
| Les garanties pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Les déclarations en douane | 3 ans |
| Les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans |
| Les documents bancaires | 5 ans |
| Les documents établis pour le transport de marchandise | 5 ans |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
| Les contrats conclus par voie électronique (à partir de 120€) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers | 30 ans |
| Les autres documents tels que : – les factures clients ou fournisseurs, – les correspondances commerciales telle que les bons de commande, – les bons de livraison | 10 ans |
Documents et pièces comptables
| Type de document | Délai de conservation |
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Documents fiscaux
D’après l’article L102B du livre des procédures fiscales, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce délai commence à partir :
- de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
- ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
| Type de document | Délai de conservation |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
Documents sociaux
| Type de document | Délai de conservation |
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| –
Registre de titres nominatifs – Registre des mouvements de titres – Ordre de mouvement – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
Documents sur la gestion du personnel
| Type de document | Délai de conservation |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| –
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail – Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
Attention aux sanctions : Dans certaines situations, notamment pour la conservation des documents fiscaux, une amende peut-être applicable en cas des documents demandés.