La réponse à toutes vos
questions
Accueil 9 Offre d'emploi 9 Assistant(e) Pôle Formation

Assistant(e) Pôle Formation

Établissement public ayant à sa tête des chefs d’entreprise élus, la CCI Mayotte représente les intérêts de l’industrie, du commerce et des services auprès des pouvoirs publics. La CCI Mayotte participe au développement des entreprises et l »implantation des créateurs sur le territoire. Elle apporte un appui technique par le conseil, l’accompagnement personnalisé, la formation et les opérations collectives.

Mission principales

Le pôle formation (PF) de la CCI Mayotte a vocation à répondre aux besoins du champ professionnel dans les domaines suivants :

Formation continue des salariés et dirigeants d’entreprise, formation de jeunes et adultes en formation initiale, en alternance et en mobilité. Déploiement et encadrement des formations en apprentissage via son CFA CISM. Information de tout public sur l’entreprise et ses métiers, orientation tout au long de la vie, dans le cadre de son Point A (Information/Orientation).

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur du pôle formation, et en collaboration avec une équipe pluridisciplinaires d’une dizaine de personnes, votre principale mission consiste à assurer le bon déroulement des formations en présentiel et en distanciel du PF et leur suivi sur le plan administratif, financier et logistique dans le respect des exigences de la certification QUALIOPI :

– Déploiement des formations

Co-piloter avec les Responsables de service, un portefeuille étendu de formations 

Préparer les sessions en présentiel et les cours en distanciel ainsi que le suivi post-formation

Organiser les stages durant les phases amont et aval 

Suivre les demandes de formations (inscriptions, report, convocations)

Assurer l’accueil des stagiaires, apprenants etc …

– Gestion administrative 

Organisation de réunions (planification, édition de l’ordre du jour, convocation, relance, animation et rédaction de comptes rendus) 

Assurer la gestion administrative, financière et logistique d’un portefeuille de formations, en lien avec les Responsables de service du PF

Assurer le suivi en simultané de plusieurs actions : établir les contrats de vacations des formateurs

Renseigner les différentes bases de données de gestion de nos actions de formation

– Relations avec les financeurs

Etablir les conventions de formations et en assurer le suivi (relations AKTO, Pôle emploi, Conseil départemental, Deets, EPCI, Communes, Entreprises, etc…)

– Développement commercial

Participer au développement commercial du PF : recherche de nouveaux prospects et clients 
Assurer la communication des catalogues de formation auprès des clients et prospects 

– Relation Client 

Assurer la relation clientèle  
Etablir les contrats de prestation de service 
Gérer les demandes de devis clients et des bons de commande clients et fournisseurs

– Gestion de la facturation

Assurer le suivi budgétaire des engagements de dépenses, la facturation des clients stagiaires et le suivi de cette facturation en liaison avec le service comptabilité de la CCI Mayotte

Traiter les notes de frais des intervenants, des vacataires et des prestataires

Rédiger les engagements de dépenses et leur suivi

Finalité du poste

Organiser la logistique des actions de formation liées au pôle et simplifier les interventions des formateurs et vacataires de l’équipe

Participer à l’organisation et la tenue d’évènements (rencontres, webinaires, ateliers, séminaires, portes ouvertes, salons, mailing…)

Assurer la prospection, le suivi et la relance des entreprises engagées dans les programmes d’actions (prise de rendez-vous, relance, planification des rendez-vous de suivi…)

Contribuer à la préparation des fiches actions, des process pour simplifier la vie des collaborateurs du PF, les contenus de communication (emailing, invitation, planning des réunions, …) et le relais de communication sur les réseaux sociaux en len avec la responsable communication 

Assurer des missions administratives : facturation, suivi de paiements, conventions et devis en relation avec les entreprises, alimentation de l’outil GRC, alimentation des indicateurs….

Profil recherché

Formation 

Titulaire d’un Bac+2/3 en assistanat 

3 années d’expérience à un poste similaire dans le domaine de la formation

Compétences

Bonne expression orale et écrite, aisance dans l’utilisation des outils informatiques (logiciels divers et suite Office).

Organisé(e), efficace, polyvalent(e), méthodique et autonome, vous êtes reconnu(e) pour votre sérieux, votre rigueur et votre sens de l’écoute et votre esprit d’équipe.

Attrait pour le domaine de la formation, y compris la formation en distanciel

Appétence pour le développement commercial et la communication

Connaissances de base en matière comptable

Modalité d’embauche

Poste en CDI de droit privé à temps plein à pourvoir immédiatement 
Rémunération selon profil  

Envoyer CV + lettre de motivation avant le 17/09/2022 2022 à : 
ressources-humaines@mayotte.cci.fr ; ak.djaidder@mayotte.cci.fr  et copie à formation@mayotte.cci.fr